WLAN-Planung fürs Büro: Kompletter Leitfaden

Wer eine professionelle WLAN-Planung beauftragen will, sollte vorher drei Zahlen kennen: gleichzeitige Clients, Bandbreite pro Client und Baustruktur des Gebäudes. Ohne sie plant jeder Anbieter auf Verdacht und landet fast immer zu niedrig. Die Folge merken die Mitarbeiter zuerst: abbrechende Videokonferenzen, Funklöcher im Besprechungsraum, Geräte, die am schwächsten Access Point kleben.

Sie wollen die Planung nicht selbst machen, sondern beauftragen? Dann direkt hier entlang: WLAN-Planung für Firmen beauftragen, mit Predictive Site Survey und Festpreis-Angebot ab 250 €. Die Erstberatung in Bonn, Köln und Düsseldorf kostet nichts. Der Rest dieses Leitfadens erklärt, was eine gute Planung enthalten muss, damit Sie jedes Angebot beurteilen können.

Drei Zahlen, mit denen jede Büro-WLAN-Planung anfängt

Bevor wir über Hardware reden, brauchen wir die Realität auf dem Tisch. Diese drei:

1. Gleichzeitige Clients. Zwei bis drei Geräte pro Mitarbeiter ist der Normalfall (Laptop, Smartphone, manchmal Tablet). 25 Mitarbeiter sind also 50 bis 75 Geräte.
2. Bandbreite pro Client. Für den Büroalltag rechnen wir mit 5 bis 10 Mbit/s pro Nutzer, für eine HD-Videokonferenz mit 2 bis 4 Mbit/s zusätzlich pro Teilnehmer. Sonderfälle wie CAD-Modelle, Videoschnitt oder große Cloud-Backups planen wir separat, und zwar möglichst per Kabel.
3. Baustruktur. Trockenbau und Glas dämpfen kaum, Massivwände und Stahlbeton erheblich. Das ist kein Detail, sondern entscheidet darüber, wie viele Access Points Sie brauchen.

Wer diese drei Zahlen nicht hat, plant auf Verdacht. Und auf Verdacht landet man meistens zu niedrig.

Wie viele Access Points Sie realistisch brauchen

Unsere Planungswerte für Büros: ein Access Point pro 120 bis 200 m² in Neubau und Trockenbau, ein Access Point pro 80 bis 120 m² in Altbau und hinter Massivwänden. In dicht belegten Räumen wie Schulungs- und Konferenzräumen zählt nicht die Fläche, sondern ein AP je 25 bis 35 Nutzer.

Konkret: 320 m² Neubau-Büro, 25 Mitarbeiter. Zwei bis drei Access Points, plus einen für den großen Besprechungsraum, wenn dort regelmäßig 20 Personen mit Laptop sitzen. Was nicht funktioniert: ein zentraler Router plus zwei Repeater. Repeater halbieren bei jedem Hop die Bandbreite. Wir installieren Access Points mit Kabelanbindung.

Welche Access Points wir verbauen

Wir planen und installieren auf UniFi. Der Controller läuft auf einem UniFi Cloud Gateway im Gebäude, Lizenz- oder Abogebühren fallen nicht an. Standard für Gewerbe-Installationen ist die U6-Serie (Wi-Fi 6, 2,4 und 5 GHz). Wird das 6-GHz-Band gebraucht, kommt die U7-Serie (Wi-Fi 7) zum Einsatz, denn Wi-Fi 6 kann 6 GHz nicht.

Typische Gerätepreise ohne Installation:

• UniFi U6 Pro, rund 200 €. Unsere Standardempfehlung für die meisten Büros.
• UniFi U6 Lite, rund 110 €. Für kleine Flächen und einzelne Räume.
• UniFi U7 Pro, rund 320 €. Wi-Fi 7 mit 6-GHz-Band, sinnvoll bei hoher Dichte und aktueller Client-Hardware.
• UniFi U6 In-Wall, rund 160 €. Sitzt in der Netzwerkdose und versorgt Raum und Arbeitsplatz gleichzeitig.
• UniFi U7 Outdoor, rund 220 €. Hof, Lager, Außenflächen.

Dazu kommt ein PoE-Switch, weil wir Access Points nicht mit Steckdosen versorgen. Strom übers Netzwerkkabel, einmal montiert, fertig.

Die Kanalfrage: 2,4 GHz, 5 GHz, 6 GHz

Im 2,4-GHz-Band gibt es in Deutschland drei überlappungsfreie Kanäle. Drei. Wenn Sie mehr als drei Access Points im selben Gebäude haben, können Sie das Band für anspruchsvolle Anwendungen vergessen. In dicht bebauten Innenstadtlagen sind diese drei Kanäle durch Nachbar-WLANs schon weitgehend belegt, bevor wir anfangen.

Im 5-GHz-Band haben wir 19 überlappungsfreie Kanäle (inklusive DFS). Das ist der Bereich, in dem moderne Büros hauptsächlich arbeiten.

Das 6-GHz-Band ist in der EU von 5.945 bis 6.425 MHz freigegeben, im Innenraumbetrieb (LPI) mit 200 mW EIRP, also 23 dBm. Es ist bisher kaum belegt, setzt aber Wi-Fi 6E oder Wi-Fi 7 voraus, bei uns also die U7-Serie, und dieselbe Generation auch auf der Client-Seite.

Mit U7-Hardware konfigurieren wir typischerweise so: 6 GHz für aktuelle Laptops und Videokonferenz-Geräte, 5 GHz für alles andere, 2,4 GHz als Rückfallebene für alte Drucker und IoT-Geräte. Ein kleines separates 2,4-GHz-Netz reicht dafür meistens.

Gäste-WLAN: Warum es ein eigenes Netz sein muss

Gäste-Geräte und Firmenrechner im selben WLAN: Wir sehen das noch oft und raten konsequent davon ab. Drei Gründe.

Erstens Sicherheit. Ein infiziertes Besuchergerät steht sonst direkt neben Ihren Servern. Zweitens Datenschutz. Mitarbeiterdaten und Besucherdaten sauber zu trennen ist die einfachere Architektur und die belastbarere Dokumentation. Drittens Bandbreite. Unkontrollierter Gäste-Traffic verdrängt geschäftskritischen Traffic.

Die Lösung braucht keine neue Hardware. Ein separates VLAN, ein Captive Portal mit zeitbegrenztem Zugang, ein Bandbreitenlimit pro Gerät, zum Beispiel 10 Mbit/s. Das ist Controller-Konfiguration, etwa eine Stunde Arbeit. Wir machen das bei jeder Business-Installation mit.

WLAN-Planung beauftragen: Was Unternehmen vorher klären sollten

Eine professionelle WLAN-Planung unterscheidet sich von einem Router-Setup in drei Punkten: Sie basiert auf Messdaten statt auf Bauchgefühl, sie liefert einen Festpreis statt eine Tagessatz-Rechnung, und sie ist nachvollziehbar dokumentiert. Bevor Sie eine WLAN-Planung beauftragen, lohnt es sich, drei Dinge intern zu klären.

Erstens: Welche Anwendungen müssen verlässlich laufen? Ein Büro, das täglich große Videodateien in die Cloud schiebt, hat andere Anforderungen als eine Kanzlei mit fünf Arbeitsplätzen und Office-Anwendungen. Notieren Sie die drei wichtigsten Anwendungen mit geschätzter Bandbreite. Das ist die Basis für die AP-Auswahl.

Zweitens: Wer entscheidet, und wer bedient? Bei Firmen mit eigener IT haben wir es oft mit zwei Ansprechpartnern zu tun: der Geschäftsführung, die das Budget freigibt, und dem IT-Verantwortlichen, der die Lösung dauerhaft betreut. Wir richten die Verwaltung so ein, dass beide passenden Zugriff bekommen. Bei Unternehmen ohne eigene IT übernehmen wir die Verwaltung im Wartungsvertrag.

Drittens: Gibt es Compliance-Vorgaben? Die DSGVO trifft praktisch alle, die Trennung von Gäste-WLAN und Firmennetz gehört dazu. Bei Arztpraxen, Kanzleien oder Unternehmen mit Kunden aus dem Finanzsektor kommen weitere Anforderungen dazu (Mandantentrennung, Audit-Trail, BSI-Grundschutz). Vorab geklärt fließen sie direkt in die Hardware-Auswahl ein, nicht erst nach der Installation.

Mit diesen drei Punkten plus Grundriss und Vor-Ort-Aufmaß bekommen Sie ein Festpreis-Angebot. Was darin steht: Anzahl Access Points mit Modellen, PoE-Switch-Spezifikation, Konfigurationsaufwand für SSID, VLAN und Captive Portal, optionale Wartung. Was nicht darin steht: Tagessätze "je nach Aufwand" oder offene Posten. Wenn ein Anbieter Ihnen kein Festpreis-Angebot geben will, ist das ein Warnsignal.

So läuft ein Projekt bei uns ab

Eine normale WLAN-Planung in NRW dauert zwei bis fünf Werktage, ohne Bauarbeiten.

Tag 1 ist Bedarfsaufnahme vor Ort: Grundriss, Nutzerzahl, Anwendungen, bestehende Infrastruktur. Bei Neubauten läuft das parallel zur Elektro- und Bauplanung. Tag 1 bis 2 läuft der Predictive Site Survey. Wir simulieren die Abdeckung mit Werkzeugen wie Ekahau oder iBwave auf Basis der tatsächlichen Baumaterialien. Am Ende stehen die AP-Positionen fest.

Tag 2 bekommen Sie das Festpreis-Angebot. Tag 3 bis 4 ist die Installation, meistens Deckenmontage plus PoE-Kabel ziehen. Tag 5 ist Inbetriebnahme und reale Messung. Wenn dabei etwas nicht passt, und Baumaterialien weichen manchmal von der Simulation ab, korrigieren wir direkt.

Bei komplexeren Projekten in Altbauten, über mehrere Etagen oder wenn strukturierte Verkabelung nachgerüstet werden muss, verlängert sich die Bauphase auf ein bis drei Wochen.

Beispielrechnung: 320 m² Neubau-Büro, 25 Arbeitsplätze

• Drei UniFi U6 Pro, je rund 200 €: 600 €
• PoE-Switch mit 16 Ports, managed: 450 €
• UniFi Cloud Gateway als Controller, keine Lizenzkosten: 250 €
• Predictive Site Survey, Montage, Konfiguration von SSID und VLAN, Abnahmemessung: 900 bis 1.200 €

Gesamt: 2.200 bis 2.500 €.

Als Orientierung für andere Größen: 1.200 bis 2.500 € für zwei bis vier Access Points inklusive Ausleuchtung und Installation, jeder weitere AP 400 bis 600 € installiert. Im Altbau kommen Kabelwege dazu, Kabelkanal 4 bis 10 € pro Meter, Unterputz 8 bis 18 € pro Meter. Für Praxen mit VLAN-Trennung von Patienten- und Gästenetz siehe WLAN in der Arztpraxis.

Einmal planen reicht nicht. Warum wir regelmäßig messen

Büros verändern sich. Neue Mitarbeiter, umgestellte Möbel, zusätzliche Besprechungsräume, IoT-Geräte. All das verändert die Last auf dem Netz. Wir empfehlen einmal im Jahr eine Überprüfung mit diesen vier Messungen:

• Signalstärke an den wichtigsten Arbeitsplätzen (Ziel: besser als -67 dBm)
• Signal-zu-Rausch-Verhältnis (Ziel: über 25 dB)
• Realer Durchsatz zur Spitzenzeit, bei den meisten Kunden am Vormittag
• Kanalbelegung im 5-GHz-Band und, wo vorhanden, im 6-GHz-Band. Nachbar-WLANs verändern sich, die automatische Kanalwahl kompensiert das, aber prüfen schadet nicht

Mit Controller-basierter Verwaltung ist das ein bis zwei Stunden Aufwand. Kein großer Posten.

Häufige Fragen

Reicht ein Mesh-System mit Fritzbox auch für 20 Mitarbeiter?

Für kleine Büros bis zehn Mitarbeiter mit normaler Office-Nutzung: ja, das funktioniert. Ab 15 bis 20 gleichzeitig aktiven Clients merken wir den Unterschied deutlich. Videokonferenzen werden instabil, Roaming zwischen Mesh-Knoten klappt nicht sauber, VLANs gehen nur eingeschränkt. Ein Setup mit Access Points und Controller skaliert besser.

Brauchen wir das 6-GHz-Band?

Nicht zwingend. Die U6-Serie mit Wi-Fi 6 auf 2,4 und 5 GHz reicht für die meisten Büros bis 30 Mitarbeiter. Das 6-GHz-Band lohnt sich, wenn Ihre Client-Hardware Wi-Fi 6E oder Wi-Fi 7 schon unterstützt oder wenn das 5-GHz-Band durch Nachbar-WLANs zu voll wird. Dann planen wir mit der U7-Serie.

Wie lange dauert eine WLAN-Planung in Köln oder Bonn?

Zwei bis fünf Werktage für die meisten Projekte. Bei größeren Installationen oder wenn Verkabelung nachgerüstet werden muss: ein bis drei Wochen inklusive Bauarbeiten.

Kann man später Access Points ergänzen, wenn das Büro wächst?

Ja, wenn die Erstplanung auf Controller-Basis gemacht wurde. Ein zusätzlicher AP wird dann automatisch ins Netzwerk eingebunden. Wenn Sie mit einem einzelnen Router angefangen haben, wird das Nachrüsten teurer.

Was kostet eine WLAN-Planung bei Stahlbergen?

Erstberatung ist kostenlos. Ein verbindliches Angebot mit Predictive Site Survey: ab 250 € für kleine Büros, ab 450 € für mittlere. Bei Auftragserteilung rechnen wir das gegen.

Wir planen Büro-WLAN in NRW

Ein Büro-WLAN, das trägt, kostet weniger als die Ausfallzeit, die ein schlechtes verursacht. Für zwei bis vier Access Points inklusive Ausleuchtung und Installation liegen Sie bei 1.200 bis 2.500 € einmalig.

Wir planen, installieren und warten Büro-WLAN in Bonn, Köln, Düsseldorf und den weiteren NRW-Städten, in denen wir tätig sind. Wenn Sie Grundrisse haben, schauen wir uns die an und sagen Ihnen unverbindlich, wie viele Access Points nötig sind. Termin vereinbaren: Rückmeldung innerhalb eines Werktags, das Angebot folgt nach dem Vor-Ort-Aufmaß.