WLAN-Planung fürs Büro: Kompletter Leitfaden (2026)

Bei schlecht geplantem Büro-WLAN verlieren Mitarbeiter im Schnitt zwei bis drei Stunden pro Woche, allein durch Verbindungsabbrüche, erzwungenes Neu-Einwählen und instabile Videokonferenzen. Wie viele Access Points nötig sind, ergibt sich aus drei Zahlen: gleichzeitige Clients, Bandbreite pro Client und Baustruktur des Gebäudes. Wer diese drei Zahlen nicht hat, plant auf Verdacht, und landet fast immer zu niedrig.

Drei Zahlen, mit denen jede Büro-WLAN-Planung anfängt

Bevor wir über Hersteller reden, brauchen wir die Realität auf dem Tisch. Diese drei:

1. Gleichzeitige Clients. Zwei bis drei Geräte pro Mitarbeiter ist der neue Normalfall (Laptop, Smartphone, manchmal Tablet). 25 Mitarbeiter sind also 50 bis 75 Geräte.
2. Bandbreite pro Client. Normale Office-Arbeit braucht 10 bis 25 Mbit/s. Videokonferenzen kosten 4 bis 8 Mbit/s je Teilnehmer. Wenn CAD, 4K-Streaming oder Cloud-Backups mitlaufen, rechnen wir mit 50 Mbit/s aufwärts.
3. Baustruktur. Trockenbau und Glas dämpfen kaum. Altbauziegel und Stahlbeton massiv. Das ist kein Detail, sondern entscheidet darüber, wie viele Access Points Sie brauchen.

Wer diese drei Zahlen nicht hat, plant auf Verdacht. Und im Verdacht landet man meistens zu niedrig.

Wie viele Access Points Sie realistisch brauchen

Unsere Faustregel für normale Büros: ein AP auf 80 bis 120 Quadratmeter. In Altbauten mit Ziegelwänden rutscht der Wert runter auf 40 bis 60 Quadratmeter. In Lagerhallen mit Metallregalen noch weiter.

Konkret: 320 Quadratmeter Neubau-Büro in Düsseldorf-Pempelfort, 25 Mitarbeiter. Drei bis vier Access Points. Nicht ein zentraler Router plus zwei Repeater, wie uns Kunden oft vorschlagen. Repeater halbieren bei jedem Hop die Bandbreite, das ist nicht verhandelbar. Wir installieren Access Points mit Kabelanbindung.

Welche Access Points sich 2026 lohnen

Für Gewerbe-Installationen in NRW verbauen wir aktuell ausschließlich Wi-Fi 6 (802.11ax). Wi-Fi 6E (6-GHz-Band zusätzlich) macht ab etwa 30 Mitarbeitern Sinn oder wenn das Gebäude zwischen vielen Nachbar-WLANs steht.

Typische Gerätepreise ohne Installation:

• Ubiquiti UniFi U6-Pro, 180 bis 240 €. Kein Lizenz-Abo, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Für die meisten Büros unsere Standardempfehlung.
• TP-Link Omada EAP670, 150 bis 200 €. Günstigere Alternative, die Verwaltung ist etwas simpler als bei Ubiquiti.
• Aruba Instant On AP22, 220 bis 280 €. Cloud-Verwaltung ist 2 Jahre inklusive, danach kostenpflichtig.
• Cisco Meraki ab 400 € plus Jahresabo. Nur bei Compliance-Anforderungen, die das wirklich verlangen.

Dazu kommt ein PoE-Switch, weil wir Access Points nicht mit Steckdosen versorgen. Strom übers Netzwerkkabel, einmal montiert, fertig.

Die Kanalfrage: 2,4 GHz, 5 GHz, 6 GHz

Im 2,4-GHz-Band gibt es in Deutschland drei überlappungsfreie Kanäle. Drei. Wenn Sie mehr als drei Access Points im selben Gebäude haben, können Sie das Band für anspruchsvolle Anwendungen vergessen. In einer typischen NRW-Innenstadt (Bonn-Südstadt, Düsseldorf-Bilk, Köln-Ehrenfeld) sind die drei Kanäle durch Nachbar-WLANs schon zu zwei Dritteln belegt, bevor wir anfangen.

Im 5-GHz-Band haben wir 19 überlappungsfreie Kanäle (inklusive DFS). Das ist der Bereich, in dem moderne Büros hauptsächlich arbeiten.

6 GHz (Wi-Fi 6E) ist fast ungenutzt. Wer Hardware hat, die das kann, bekommt dort aktuell noch quasi exklusive Bandbreite.

Wir konfigurieren typischerweise so: 6 GHz für aktuelle Laptops und Videokonferenz-Hardware, 5 GHz für alles andere, 2,4 GHz als Rückfall für alte Drucker und IoT-Geräte. Ein kleines separates 2,4-GHz-Netz reicht meistens.

Gäste-WLAN: Warum es ein eigenes Netz sein muss

Gäste-Geräte und Firmenrechner im selben WLAN. Wir sehen das noch oft und raten konsequent davon ab. Drei Gründe.

Erstens Sicherheit. Ein infiziertes Smartphone eines Besuchers hat direkten Zugriff auf Ihre Server. Zweitens DSGVO. Mitarbeiterdaten und Besucherdaten fallen unter unterschiedliche Regelungen, eine saubere Trennung ist die einfachere Architektur. Drittens Bandbreite. Unkontrollierter Gäste-Traffic (jemand lädt 4K-Netflix während eines Termins) verdrängt geschäftskritischen Traffic.

Die Lösung braucht keine neue Hardware. Ein separates VLAN, ein Captive Portal mit zeitbegrenztem Zugang, Bandbreitenlimit pro Gerät (zum Beispiel 10 Mbit/s). Das ist Controller-Konfiguration, eine Stunde Arbeit. Wir machen das bei jeder Business-Installation mit.

WLAN-Planung beauftragen: Was Unternehmen vor dem Auftrag klären sollten

Eine professionelle WLAN-Planung für Firmen unterscheidet sich von einem "Router-Setup" in drei Punkten: sie basiert auf Messdaten statt auf Bauchgefühl, sie liefert einen Festpreis statt eine Tagessatz-Rechnung, und sie ist kontrollierbar dokumentiert. Bevor Sie eine WLAN-Planung beauftragen, lohnt es sich, drei Dinge intern zu klären.

Erstens: Welche Anwendungen müssen verlässlich laufen? Eine Werbeagentur in Düsseldorf-Pempelfort, die täglich 30 GB Video an Cloud-Renderfarmen schickt, hat andere Anforderungen als eine Steuerkanzlei in Bonn-Bad Godesberg mit fünf Mitarbeitern und Office-365. Notieren Sie die drei wichtigsten Anwendungen mit geschätzter Bandbreite. Das ist die Basis für die AP-Auswahl.

Zweitens: Wer entscheidet, und wer bedient? Bei Firmen mit eigener IT haben wir es oft mit zwei Ansprechpartnern zu tun: dem Geschäftsführer, der das Budget freigibt, und dem IT-Verantwortlichen, der die Lösung dauerhaft betreut. Wir richten die Cloud-Verwaltung so ein, dass beide passenden Zugriff bekommen. Bei Unternehmen ohne eigene IT übernehmen wir die Verwaltung im Wartungsvertrag.

Drittens: Gibt es Compliance-Vorgaben? DSGVO trifft praktisch alle (Gäste-WLAN-Trennung ist Pflicht). Bei Arztpraxen, Anwaltskanzleien oder Unternehmen mit Banken- oder Versicherungs-Kunden kommen zusätzliche Anforderungen dazu (Mandantentrennung, Audit-Trail, BSI-Grundschutz). Wenn diese vorab geklärt sind, fließen sie direkt in die Hardware-Auswahl ein, nicht erst nach der Installation.

Mit diesen drei Punkten plus Grundriss bekommen Sie binnen zwei bis drei Werktagen ein Fixpreis-Angebot. Was darin steht: Anzahl Access Points mit Modellen, PoE-Switch-Spezifikation, Konfigurationsaufwand für SSID/VLAN/Captive Portal, optionale Wartung. Was nicht reinkommt: Tagessätze "je nach Aufwand" oder offene Posten. Wenn ein Anbieter Ihnen kein Festpreis-Angebot geben will, ist das ein Warnsignal.

So läuft ein Projekt bei uns ab

Eine normale WLAN-Planung in NRW dauert zwei bis fünf Werktage, ohne Bauarbeiten. In der Regel sieht es so aus.

Tag 1 ist Bedarfsaufnahme. Grundriss, Nutzerzahl, Anwendungen, bestehende Infrastruktur. Bei Neubauten läuft das parallel zur Elektro- und Bauplanung. Tag 1 bis 2 läuft der Predictive Site Survey. Wir simulieren die Abdeckung mit Tools wie Ekahau oder iBwave, basierend auf den tatsächlichen Baumaterialien. Am Ende steht die AP-Position fest.

Tag 2 bekommen Sie ein Fixpreis-Angebot. Tag 3 bis 4 ist die Installation, meistens Deckenmontage plus PoE-Kabel ziehen. Tag 5 ist Inbetriebnahme und reale Messung. Wenn bei der Messung etwas nicht passt (kommt vor, Baumaterialien weichen manchmal von der Simulation ab), korrigieren wir direkt.

Bei komplexeren Projekten in Altbau-Situationen, mehreren Etagen oder wenn strukturierte Verkabelung nachgerüstet werden muss, verlängert sich die Bauphase auf ein bis drei Wochen.

Drei Beispielrechnungen aus der Praxis

Kleines Büro in Bonn, 10 Mitarbeiter, 150 m² Neubau

Zwei Wi-Fi-6-Access-Points, 400 €. PoE-Switch 8-Port, 220 €. Planung, Installation und Konfiguration, 800 bis 1.200 €.

Gesamt: 1.420 bis 1.820 €.

Mittleres Büro in Düsseldorf, 25 Mitarbeiter, 320 m² Neubau

Vier Wi-Fi-6-Access-Points, 800 €. PoE-Switch 16-Port managed, 450 €. Cloud-Controller-Lizenz kostet bei UniFi null, bei Aruba Instant On bis zu 350 € pro Jahr. Planung mit Site Survey plus Installation, 1.600 bis 2.400 €.

Gesamt: 2.850 bis 4.000 €.

Arztpraxis Köln-Südstadt, 8 Mitarbeiter, 200 m² Altbau

Drei Wi-Fi-6-Access-Points, 600 €. PoE-Switch 16-Port mit VLAN-Konfiguration für die Trennung von Patientennetz und Gäste-WLAN, 450 € (siehe WLAN Arztpraxis und Datenschutz). Bauliche Anpassungen im Altbau (Kabelkanäle, Durchbrüche), 400 bis 800 €. Planung und Installation, 1.400 bis 2.000 €.

Gesamt: 2.850 bis 3.850 €.

Einmal planen reicht nicht. Warum wir regelmäßig messen

Büros verändern sich. Neue Mitarbeiter, umgestellte Möbel, dazugekaufte Videokonferenz-Räume, IoT-Geräte. All das verändert die Last auf dem Netz. Wir empfehlen einmal im Jahr eine Überprüfung mit diesen vier Messungen:

• Signalstärke an den wichtigsten Arbeitsplätzen (Ziel: besser als −67 dBm)
• Signal-zu-Rausch-Verhältnis (Ziel: über 25 dB)
• Realer Durchsatz zur Peak-Zeit (bei den meisten Kunden morgens um 10 Uhr, wenn alle im Meeting sind)
• Kanalbelegung im 5- und 6-GHz-Band. Nachbar-WLANs verändern sich, unsere automatische Kanalwahl kompensiert das, aber prüfen schadet nicht

Mit Controller-basierter Verwaltung ist das ein bis zwei Stunden Aufwand. Kein großer Posten.

Häufige Fragen

Reicht ein Mesh-System mit Fritzbox auch für 20 Mitarbeiter?

Für kleine Büros bis zehn Mitarbeiter mit normaler Office-Nutzung: ja, das funktioniert. Ab 15 bis 20 gleichzeitig aktiven Clients merken wir den Unterschied deutlich. Videokonferenzen werden instabil, Roaming zwischen Mesh-Knoten klappt nicht sauber, VLANs gehen nur eingeschränkt. Ein Business-Setup mit Access Points und Controller skaliert besser, auch in die Zukunft.

Wi-Fi 6E mit 6-GHz-Band: brauchen wir das wirklich?

Nicht zwingend. Wi-Fi 6 reicht für die meisten Büros bis 30 Mitarbeiter. 6E lohnt sich, wenn Ihre Hardware es schon unterstützt (Laptops ab 2023, aktuelle Smartphones) oder wenn Sie in einer Gegend mit vielen Nachbar-WLANs sitzen und das 5-GHz-Band zu voll wird. Im Gewerbegebiet Bonn-Nord oder in der Düsseldorfer Altstadt ist das manchmal relevant.

Wie lange dauert eine WLAN-Planung in Köln oder Bonn?

Zwei bis fünf Werktage für die meisten Projekte. Bei größeren Installationen oder wenn Verkabelung nachgerüstet werden muss: ein bis drei Wochen inklusive Bauarbeiten.

Kann man später Access Points ergänzen, wenn das Büro wächst?

Ja, wenn die Initialplanung auf Controller-Basis gemacht wurde. Ein zusätzlicher AP wird dann automatisch ins Netzwerk eingebunden. Wenn Sie mit einem Single-Router angefangen haben, wird das Nachrüsten teurer.

Was kostet eine WLAN-Planung bei Stahlbergen?

Erstberatung ist kostenlos. Ein verbindliches Angebot mit Predictive Site Survey: ab 250 € für kleine Büros, ab 450 € für mittlere. Bei Auftragserteilung rechnen wir das gegen.

Wir planen Büro-WLAN in NRW

Ein halbwegs vernünftiges Büro-WLAN amortisiert sich meistens in unter sechs Monaten, allein durch weniger Ausfallzeit und weniger IT-Tickets. Die Investition liegt für ein mittelgroßes Büro bei 2.500 bis 4.000 Euro einmalig.

Wir planen, installieren und warten Büro-WLAN in Bonn, Köln, Düsseldorf und den restlichen NRW-Städten, in denen wir tätig sind. Wenn Sie Grundrisse haben, schauen wir uns die kurz an und sagen Ihnen unverbindlich, wie viele Access Points nötig sind und was es kosten würde. Termin vereinbaren.